Suchfunktionen

Das Dokumenten-Management-System für Geschäfts- und Privatnutzer

ecoDMS achtet sehr darauf, ihr System so benutzerfreundlich wie möglich zu konzipieren. Deshalb ist die Dokumentensuche so einfach wie googlen. Berechtigungen, Dokumente mit dazugehörigen Metadaten und Klassifizierungsinformationen sowie Notizen können durch die Eingabe bestimmter Suchkriterien sehr schnell gefunden werden.

 

Dadurch, dass alle lesbaren Dateien und Informationen eine Volltextindizierung durchlaufen, lernt das Archiv und speichert die Texte dementsprechend ab, das macht die Dokumentensuche so einfach.

 

Erkannte Stellen werden hervorgehoben

Es existiert für eine gefundene Datei eine Vorschau, die stellenweise die Suchbegriffe markiert, die der Anwender zuvor in die Dokumentensuche eingegeben hat. Diese werden farblich hervorgehoben, damit man sie auf einen Blick erkennen kann. Wenn der Begriff im Verlauf des Dokuments mehrmals vorkommt, zeigt das Vorschaufenster außerdem eine Übersicht der jeweiligen Textstellen an, gewisse Passagen können ganz einfach per Mausklick übersprungen werden.

 

Erweiterte Volltextsuche

Ebenfalls für die Recherche sehr nützlich ist die Aktivierung der Erweiterten Volltextsuche. Das System liest ebenfalls die Metadaten, die Klassifizierungsinformationen und die im Archiv erstellten Notizen heraus, die bei der Volltextsuche miteinbezogen werden können.

 

Erweiterte Suche

Es können erweiterte Kriterien zur Suche behilflich sein wie der Status, die Dokumentenart, der Volltext und das Datum, die direkt miteinander in Verbindung stehen. Wie zum Beispiel für die Suche nach bestimmten Rechnungsausgängen eines Kunden innerhalb eines gewissen Zeitraums.

 

Filtervorlagen

Die erweiterten Suchanfragen können einfach in Form von Filtervorlagen gespeichert und für mehrere Benutzer zugänglich gemacht werden.