Das Digitalisieren von Dokumenten (scannen)

Das Dokumenten-Management-System für Geschäfts- und Privatnutzer

Mit ecoDMS können Sie Ihren Posteigang scannen und anschließend digital ablegen.

 

Die Inbox für gescannte Dokumente

Die gescannten Dokumente finden Sie im Inbox-Tab, der direkt mit dem ecoDMS-Client verbunden ist. Diese bietet verschiedene Funktionen zur Bearbeitung des Dokuments  wie das Drehen, Löschen und Verschieben der Seiten. Dokumente wie Rechnungen, Briefe oder Verträge können direkt über die Inbox in das Archiv gelegt werden, das revisionssicher alle Dokumente ablegt.

 

Übersicht aller verfügbaren Scan-Dateien

In der Inbox erhalten Sie auch eine komplette Übersicht aller verfügbaren Dokumente, da alle Scans hier als Vorschau hinterlegt sind. Neben der Vorschauansicht können Sie auch die Seitenanzahl der Dokumente einsehen und falls Sie ein bestimmtes Dokument nicht mehr benötigen, können Sie dieses auch wieder entfernen. Die Inbox entspricht nicht dem Archiv, sondern ist nur die Vorstufe davon.

 

Intelligente Klassifizierung

Der Klassifizierungsdialog des Archivs ist dafür verantwortlich, dass die gescannten Dokumente in den passenden Archivordner geschoben werden. Die Vergabe von weiteren Klassifizierungsinformationen an die zuständigen Mitarbeiter erfolgt ebenfalls über diesen Klassifizierungsdialog, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird und es spart Ihnen einiges an Zeit, die sonst für Kopier- und Ablagearbeiten aufgewendet werden müssen. Mithilfe der Klassifizierungsmöglichkeit von ecoDMS können wichtige Arbeitsdokumente in sehr kurzer Zeit am richtigen Ort abgelegt werden. Entweder erfolgt die Klassifizierung sowie Archivierung manuell oder über den intelligenten Vorlagendesigner.

 

Volltexterkennung

Ihre abgelegten Scans oder Dokumente finden Sie recht einfach, die fast wie eine Google-Suche aufgebaut ist. Die lesbaren Texte und Informationen werden mit der Archivierung automatisch einer laufenden Volltextindizierung überarbeitet, die das ermöglicht.

 

Mit TWAIN oder Netzwerkordner scannen

TWAIN/WIA/SANE sind Schnittstellen über die Sie das Scaninputverzeichnis einsehen und den Scanvorgang durchführen können. Der Ordner des Scaninputs wird gleichzeitig mit dem ecoDMS-Server eingerichtet und erlaubt deshalb das Scannen innerhalb eines eigenen Netzwerks. Für diese Ordner können zudem Konfigurationen und Berechtigungen eingestellt werden. Falls nötig können auch noch mehr Scaninput-Ordner mit differenten Konfigurationen eingerichtet werden.

 

PDF- & TIFF-Dateien einscannen

PDF- und TIFF-Dateien können problemlos in der Inbox empfangen werden, alle eingehenden TIFF-Dateien werden allerdings im Hintergrund automatisch in PDF-Dateien umgewandelt, die auch als diese angezeigt werden.