Automatische Archivierung

Das Dokumenten-Management-System für Geschäfts- und Privatnutzer

Mithilfe von individuell erstellten Klassifizierungsvorlagen ist eine automatische Erkennung, Archivierung und Zuordnung von Dokumenten möglich. Alle Dokumente, die eingehen können, werden demnach aufgrund bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet, dadurch muss kein Benutzer weiter auf die Archivierung achten. Dies ist durch einen intelligenten Vorlagendesigner, der einmal nach den individuellen Parametern eingerichtet wird, möglich. Durch Klassifizierungsvorlagen kann die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung folgen. Die Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS beschleunigen Ablageprozesse und die Gestaltung der jeweiligen Formularvorlagen, welche einige Vorteile mit sich bringen.

 

Das System erkennt beispielsweise eine Rechnungsnummer, einen Betrag und ein Datum und kann dieses Dokument in den dementsprechenden Zielordner abspeichern, anschließend schreibt es die Werte, die es erkennt, in einen Klassifizierungsdialog. Alle jeweiligen Positionen werden von den Benutzern einmal in ein Basisdokument geschrieben und markiert. Auch bei einem unterschiedlichen Volumen kann die gewünschte Zielseite festgelegt werden. (So kann der Rechnungsbetrag immer auf der letzten Seite abgelegt werden.)

 

Wenn das passende Dokument (nach der Vorlage, die festgelegt wurde) das Archiv erreicht, wird automatisch nach passenden Klassifizierungen gesucht und dementsprechende hinterlegte Prozesse ausgeführt.