ECODMS: DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEM
ecoDMS – digitales Dokumentenmanagement für Unternehmen
Dokumente zentral speichern, archivieren, wiederfinden und sicher verwalten: Mit ecoDMS bringen Sie Ordnung in Ihre geschäftlichen Unterlagen und schaffen eine zentrale, digitale Informationsbasis für Ihr Unternehmen.
Statt Rechnungen, Angebote, Verträge, E-Mails oder andere Dokumente auf verschiedenen Laufwerken, Arbeitsplätzen und in Papierordnern zu verteilen, werden Informationen mit ecoDMS strukturiert in einem zentralen Archiv verwaltet.
Dokumente effizient organisieren und jederzeit wiederfinden
ecoDMS verbindet digitales Archiv, Dokumentenverwaltung, Suche, Klassifizierung und Zugriffssteuerung in einem gemeinsamen System. Dadurch lassen sich tägliche Verwaltungsaufgaben vereinfachen und Informationen deutlich schneller bereitstellen.
Zentrale Archivierung
Dokumente unterschiedlichster Art werden zentral gespeichert und stehen berechtigten Mitarbeitern strukturiert zur Verfügung.
Schnelle Suche
Volltextsuche, Klassifizierungen und weitere Suchfunktionen helfen dabei, benötigte Informationen ohne langes Durchsuchen von Ordnern zu finden.
Digitale Prozesse
Scannen, archivieren, teilen, exportieren oder per E-Mail versenden – viele tägliche Dokumentenprozesse lassen sich direkt aus dem System durchführen.
Zugriffsrechte
Benutzer, Gruppen und Berechtigungen sorgen dafür, dass vertrauliche Unterlagen nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Sicherheit
Versionierung, Historie, Datensicherung und definierte Löschkonzepte unterstützen einen kontrollierten Umgang mit wichtigen Unternehmensinformationen.
Flexible Nutzung
ecoDMS kann in vorhandene Arbeitsabläufe eingebunden und um Desktop-, Web- und Office-Funktionen ergänzt werden.
Werkzeuge für den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus
Von der Erfassung eines Dokuments bis zur späteren Suche, Weitergabe, Archivierung oder Löschung deckt ecoDMS zahlreiche Arbeitsschritte innerhalb einer zentralen Umgebung ab.
Digitalisieren & Scannen
Papierdokumente können digitalisiert, importiert, klassifiziert und anschließend zentral archiviert werden.
Klassifizierung
Dokumente lassen sich anhand definierter Merkmale, Kategorien und Informationen übersichtlich strukturieren.
Volltexterkennung
Inhalte können über Suchbegriffe gezielt durchsucht werden, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.
Vorschau
Dokumente können direkt im System betrachtet werden, ohne für jede Datei eine separate Anwendung zu starten.
Historie
Änderungen und Vorgänge können nachvollziehbar dokumentiert und entsprechend den jeweiligen Berechtigungen eingesehen werden.
Versionierung
Unterschiedliche Bearbeitungsstände eines Dokuments können kontrolliert und nachvollziehbar verwaltet werden.
Notizen
Zusätzliche Hinweise und Informationen lassen sich unmittelbar zu Dokumenten hinterlegen.
Ungelesene Einträge
Neue oder noch nicht bearbeitete Informationen können für Benutzer sichtbar hervorgehoben werden.
Verlinkung
Zusammengehörige Dokumente können miteinander verbunden und dadurch innerhalb eines Vorgangs gemeinsam aufgerufen werden.
Linkfunktionen
Direkte Links ermöglichen den schnellen Zugriff auf definierte Dokumente oder Archivbereiche.
Dokumente teilen
Dokumente können für externe Empfänger bereitgestellt und kontrolliert weitergegeben werden.
E-Mail-Versand
Archivierte Dokumente lassen sich direkt aus ecoDMS heraus per E-Mail weiterleiten.
Export
Dokumente und zugehörige Informationen können bei Bedarf aus dem Archiv exportiert werden.
Shortcut-Suche
Benutzerdefinierte Tastenkombinationen können den schnellen Start einer Dokumentensuche unterstützen.
Connection Manager
Der Connection Manager unterstützt die Verbindung mit dem ecoDMS-Server und den Zugriff auf zentrale Archive.
Container
Daten können strukturiert verwaltet, gesichert und innerhalb der Systemumgebung organisiert werden.
Eine zentrale Ablage für unterschiedlichste Unterlagen
ecoDMS eignet sich für nahezu alle typischen Dokumente, die im geschäftlichen Alltag entstehen und später zuverlässig wiedergefunden werden müssen.
Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit
Gerade bei geschäftlichen Dokumenten spielen Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit und zuverlässige Datensicherung eine zentrale Rolle.
ecoDMS unterstützt Unternehmen bei der strukturierten und nachvollziehbaren Archivierung geschäftlicher Unterlagen. Die tatsächliche rechtssichere Nutzung hängt zusätzlich von den betrieblichen Prozessen, Berechtigungen und der korrekten Implementierung ab.
Über differenzierte Benutzer- und Gruppenrechte lässt sich definieren, welche Personen Dokumente ansehen, bearbeiten oder verwalten dürfen.
Datensicherungen unterstützen die Wiederherstellung wichtiger Informationen und reduzieren das Risiko eines vollständigen Datenverlusts.
Definierte Löschprozesse unterstützen Unternehmen dabei, Aufbewahrungsfristen und interne Vorgaben kontrolliert umzusetzen.
Dokumentbezogene Änderungen und Aktivitäten können nachvollzogen werden und sorgen für mehr Transparenz innerhalb des digitalen Archivs.
Dokumentenmanagement für unterschiedliche Organisationen
ecoDMS kann sowohl in Unternehmen als auch in Organisationen eingesetzt werden, in denen regelmäßig Dokumente erfasst, verarbeitet und dauerhaft verfügbar gehalten werden müssen.
Unternehmen
Zentralisierung von Geschäftsunterlagen, Korrespondenz, Rechnungen und internen Dokumenten.
Handel
Dokumentation von Einkauf, Verkauf, Lieferanteninformationen und kaufmännischen Belegen.
Bildung
Organisation von Verwaltungsunterlagen, Schriftverkehr und institutionsbezogenen Dokumenten.
Versicherungen
Strukturierte Ablage von Verträgen, Vorgangsdokumenten und Kundenkorrespondenz.
Land- & Forstwirtschaft
Digitale Verwaltung kaufmännischer, organisatorischer und betrieblicher Unterlagen.
Privatnutzer
Auch private Dokumente können digital organisiert und übersichtlich in einem zentralen Archiv verwaltet werden.
ecoDMS in bestehende Arbeitsabläufe integrieren
Für eine möglichst einfache Nutzung stehen verschiedene Clients, Erweiterungen und Schnittstellen für typische Arbeitsplatzumgebungen zur Verfügung.
Desktop & Web
- ecoDMS Server
- ecoDMS Desktop Client
- ecoDMS Web Client
- Browserbasierter Zugriff
- Mehrbenutzerumgebungen
Office & Dokumente
- Microsoft Office Integration
- LibreOffice / OpenOffice Add-ons
- Thunderbird Add-on
- PDF/A-Drucker
- E-Mail-Archivierung
Flexible Installation für unterschiedliche IT-Umgebungen
ecoDMS kann abhängig von der vorhandenen Infrastruktur zentral bereitgestellt und von mehreren Arbeitsplätzen aus genutzt werden.
| Server | Zentrale Bereitstellung des Dokumentenarchivs für berechtigte Clients und Benutzer. |
|---|---|
| Datenbank | Speicherung und Verwaltung relevanter System- und Dokumentinformationen innerhalb einer zentralen Datenbankstruktur. |
| Desktop Client | Nutzung am Arbeitsplatz für Scannen, Klassifizieren, Suchen, Bearbeiten und Archivieren. |
| Web Client | Browserbasierter Zugriff auf freigegebene Funktionen und Archivinformationen. |
| NAS / Virtualisierung | Abhängig von Version und Systemumgebung sind auch zentrale NAS- beziehungsweise virtualisierte Installationskonzepte möglich. |
| Betriebssysteme | Die konkrete Unterstützung richtet sich nach der eingesetzten ecoDMS-Version und sollte vor Installation anhand der jeweils aktuellen Systemvoraussetzungen geprüft werden. |
FAQ zu ecoDMS
ecoDMS kann für zahlreiche geschäftliche Dokumentarten eingesetzt werden, beispielsweise Rechnungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine, Korrespondenz, E-Mails und gescannte Unterlagen.
Bestehende digitale Dokumente können abhängig von Format, Ablagestruktur und gewünschtem Klassifizierungskonzept in das neue Archiv übernommen werden.
Ja. Dokumente können über geeignete Scanner digitalisiert und anschließend im ecoDMS-Archiv abgelegt und klassifiziert werden.
Ja. Über Benutzer, Gruppen und Berechtigungen können unterschiedliche Zugriffsrechte innerhalb der Organisation eingerichtet werden.
Ja. Eine regelmäßige Datensicherung ist ein wichtiger Bestandteil des Betriebskonzepts und ermöglicht die Wiederherstellung bei einem entsprechenden Datenverlust.
Für unterstützte Systemkonfigurationen steht ein Web Client zur Verfügung. Die verfügbaren Funktionen hängen von Version und Konfiguration ab.
Eder EDV unterstützt bei Planung, Installation, Konfiguration und Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die bestehende IT-Umgebung.
Dokumentenmanagement einfacher organisieren
Wir beraten Sie bei der passenden ecoDMS-Lösung und der Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung.